Personvernerklæring – Varmestuens Venner

Varmestuens Venner er forpliktet til å beskytte personvernet og sikkerheten til våre brukere og støttespillere. Vi vil at du skal føle deg trygg når du mottar informasjon fra oss, støtter oss eller samarbeider med oss. Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, deler, og beskytter personopplysninger.

Varmestuens Venner respekterer våre støttespillere og brukere og vi forholder oss til Datatilsynets retningslinjer.

1.Behandlingsansvarlig

Daglig leder er behandlingsansvarlig for stiftelsens behandling av personopplysninger. Et fåtall ansatte som jobber med økonomi-, administrasjon og innsamling, eller som håndterer lister for brevutsendelser og elektroniske henvendelser, har tilgang til de opplysningene som er nødvendige for å utføre arbeidet sitt.

2.Personopplysninger som samles inn og lagres

Vi kan samle inn følgende informasjon om våre givere og støttespillere:
● Navn og kontaktinformasjon, inkludert e-postadresse, adresse og telefonnummer
● Betalingsinformasjon

● IP-adresser logges automatisk, men lagres ikke sammen med annen persondata og utleveres ikke til tredjeparter

Vi vil i hovedsak behandle dine personopplysninger i forbindelse med at du selv aktivt har støttet vårt arbeid eller tatt kontakt med oss.

Det kan for eksempel være at du har:
●   Kjøpt kalender, vårt historiske hefte, konsertbilletter, bok eller andre av våre støtteprodukter
●   Har gitt en gave til vårt arbeid
●   Meldt deg på et arrangement
●   Underskrevet et opprop

Navn, adresse, telefonnumre og e-postadresser lagres i vårt CRM-system.
Vi får også inn opplysninger om deg indirekte når du allerede er registrert som støttespiller av Varmestuens Venner, fordi vi oppdaterer dine kontaktopplysninger via CRM-systemet Profundo. Det er vår plikt å ha oppdaterte og korrekte personopplysninger og reservasjonsønsker, så databasen oppdateres jevnlig.

3. Hvordan vi bruker personopplysningene

Personopplysningene som samles inn brukes til følgende formål:
●   For å behandle gaver.
●   For å kunne følge opp ditt forhold til oss, svare på henvendelser og følge opp bestillinger av produktene våre.
●   For å informere om hva støtten din betyr for oss og om vårt arbeid.
●   For å kunne svare på eventuelle klager.
●   For å tilby ulike måter du kan bidra økonomisk til arbeidet vårt.
●   For å invitere deg til å delta i spørreundersøkelser eller kampanjer.
●   For å forbedre våre nettsider, annonsering, kampanjer og andre aktiviteter.
●   For å kunne samarbeide med myndigheter ved juridiske undersøkelser.
Vi kan kontakte deg via e-post, telefon, post eller SMS. Du kan kontakte oss på stottespiller@varmestuen.no , postadresse Paradissvingen 1, 4012 Stavanger, eller ringe oss på telefon 46 54 42 12 hvis du vil reservere deg mot kontakt via en eller flere av disse metodene.
Ved behov kan det forekomme at en innleid tredjepart gjør utsendelser eller foretar henvendelser for oss per telefon, per brev eller elektronisk. Da vil det alltid ligge en databehandleravtale til grunn for samarbeidet og tredjepart vil kun få tilgang til de opplysningene de trenger til å kunne utføre sitt oppdrag, samt at informasjonen vil ikke kunne benyttes til andre formål.

4. Hvorfor lagrer vi opplysninger om våre støttespillere?

Hvis du velger å støtte eller samhandle med Varmestuens Venner, mener vi det foreligger et aktivt forhold og en legitim interesse for å holde deg informert om våre aktiviteter og for å få muligheten til å bli mer involvert med stiftelsen. Opplysningene du har gitt oss benyttes til å gi deg informasjon, oppfølging og tilbud via telefon, SMS og e-post. Dette er med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 (a). Du kan når som helst gi beskjed om at du ikke vil vi skal kontakte deg.

Personvernforordningens artikkel 6 (b) ligger til grunnlag når vi lagrer informasjon om navn, telefon, adresse eller e-postadresse som brukes for å oppfylle avtale om gaver, signatur på underskriftskampanje, kjøp av produkter, abonnement på kalender eller hefte.

Personverdnforordningens artikkel 6 (f) og 9 (d) ligger til grunn når vi lagrer informasjon om navn, telefon, adresse eller e-postadresse som brukes fordi du har kontaktet oss med spørsmål eller kommentarer, meldt deg på et arrangement eller har vært i møte med oss.

5. Innsamling av personopplysninger

Personopplysningene vi lagrer er de du selv har oppgitt i forbindelse med kjøp, gave eller signatur. Vi kan også bruke opplysningene vi har fått fra deg til å sjekke mot tilgjengelige kilder som Profundo, for å sikre at de er oppdatert.

Informasjonskapsler benyttes på nettsiden vår for å gi deg som besøker siden en best mulig kundeopplevelse. Vi informerer om dette i henhold til lov om elektronisk kommunikasjon.

6. Sletting av personopplysninger

Opplysninger vi har samlet inn i frbindelse med gaver, kjøp, arrangementer eller signaturer blir lagret i kunderegisteret vårt i inntil tre år etter at siste gave, kjøp, arrangement eller signatur er mottatt.
Vi er forpliktet til å bevare noen opplysninger i opptil 5 år i henhold til bokføringsloven.

7. Dine rettigheter

Personopplysningsloven og gjeldende forskrifter ligger til enhver tid til grunn for vår behandling av dine personopplysninger. Som giver/støttespiller/bruker kan kreve innsyn i opplysningene vi har registrert om deg, samt kreve sletting eller retting av disse.

Hvis du mener behandlingen ikke er i overensstemmelse med gjeldende regler, kan klage innrettes til Datatilsynet.

8. Deling av personopplysninger

Vi vil aldri dele, selge, overføre eller på annen måte ulevere personopplysninger til tredjeparter, med mindre det ligger en rettslig forpliktelse til grunn.

For å kunne utføre arbeidet vårt på best mulig måte, utleverer vi nødvendige opplysninger til våre leverandører Profundo, Dialog og Grafo. Det ligger databehandlingsavtaler til grunn og disse har ikke anledning til å bruke informasjonen til andre formål.

9. Sikkerhet

Vi sikrer personopplysningene dine ved virtuell adgangs- og tilgangskontroll.

Ta kontakt med oss skriftlig om du har spørsmål om hvilke personopplysninger vi har registrert på deg, eller om du vil vi skal endre eller slette opplysningene. Skriv til oss på stottespiller@varmestuen.no eller til Varmestuens Venner, Paradissvingen 1, 1412 Stavanger